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ペーパーレスから始まる働き方改革、スキャンとクラウドストレージとの連携

2019年2月12日

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働き方改革関連法が2018年6月29日、国会で成立して数ヶ月が経過しました。企業は、長時間労働の是正や、多様で柔軟な働き方の実現に向けて、テレワークの導入や生産性向上といったさまざまな改革を迫られています。
こうした中、関心が高まっているのが、業務に必要な紙の書類を電子化してクラウド環境で管理することです。とりわけモバイルワークやテレワークといった時間や場所にとらわれない働き方に対応するうえで、ドキュメントの電子化と共有は重要な課題になります。

そこで今回は、マルチメーカーに対応する複合機でのスキャンサービス「SmartSESAME MultiScan!(スマートセサミ マルチスキャン)」(以下、マルチスキャン)と、容量無制限のクラウドストレージサービス「Box」の連携により、働き方改革とペーパーレス化を簡単に実現するドキュメント管理ソリューションを紹介します。


簡単!「マルチスキャン」で電子化して容量無制限のクラウド「Box」に保存

企業には、営業に使う提案資料、見積書や契約書といった押印文書、デザイン画や設計図面など、さまざまな紙の書類があります。紙の書類は印刷や保管にコストがかかるうえ、共有性や検索性が低く、在宅勤務やモバイルワークなど柔軟な働き方の妨げになります。
しかし、ドキュメントの電子化には、次のような課題が発生しがちです。

「作業手順が煩雑で、分類も面倒」
「ストレージ容量が不足気味で、古いデータの整理が大変」
「情報共有に手間がかかり、セキュリティも不安」

 
こうした課題を一挙に解決できるのが、複合機でのスキャンサービス「マルチスキャン」とクラウドストレージサービス「Box」の連携ソリューションです。この機能を活用すれば、ドキュメントの「スキャン」「保管」「共有」がそれぞれ次のように変わります。


【スキャンするだけでスムーズに分類!】

<今までのスキャン>
複合機でスキャンしてから、手作業でファイルサーバーに分類する必要があり、手順が煩雑です。電子化するべき書類が大量にある場合、作業に多大な時間がかかります。

<マルチスキャンとBox連携>
ドキュメントをスキャンすると同時に、クラウドストレージサービス「Box」の指定したフォルダに直接データが保存されます。パソコンを使わず、ほぼ1ステップでスキャンから格納まで完了するため、電子化の手間が圧倒的に省力化され、大量の書類の電子化もスムーズに実現できます。また、複合機のメーカーや機種を問わず、同じ手順で電子化できます。


【データ容量を気にせず保管!】

<今までのスキャン>
紙の書類をすべて電子化するとデータが増えてしまい、ファイルサーバーなどのストレージの容量を圧迫しがちです。サーバーの増設や不要ファイルの削除を頻繁に行っていると、余計な手間が増えてしまいます。

<マルチスキャンとBox連携>
クラウドストレージサービス「Box」は容量無制限なので、大量の書類をスキャンしても、データ容量が圧迫される心配がありません。過去のファイルもデータ量を気にせず、必要に応じて保管しておくことができます。


【セキュリティを確保しながらスマートに共有!】

<今までのスキャン>
取引先との情報共有にメールを使っている企業では、パスワードをかけて別送する手間や、メールの誤送信などセキュリティの不安があります。バージョン管理も面倒で「資料を更新するたびにメールで共有していたら、どれが最新版なのかわからなくなった」というケースも発生します。

<マルチスキャンとBox連携>
社内外との共有も「Box」を活用してスムーズに行えます。「Box」ユーザー同士はもちろん、アカウントを持っていないユーザーにも、文書やフォルダ単位でアクセス権限を付与してドキュメントの共有が可能です。グローバルなセキュリティ基準に準拠しており、セキュリティは万全です。細かなアクセス制限の設定や、すべての操作ログの記録にも対応します。常に最新のデータを共有できるため、バージョン管理の手間もありません。
さらに、「マルチスキャン」はOCR連携機能を備えており、スキャンと同時にテキストを読み取って、テキスト付きPDFとして保存することも可能です。「Box」の全文検索機能との相乗効果で、検索性と共有性が飛躍的に向上します。


働き方改革・販売促進・経費精算の効率化も!帳票電子化の多様な活用シーン


いつでもどこでも資料の閲覧が可能になるため、モバイルワーク、テレワークといった働き方改革の推進はもちろんのこと、営業販売促進や経費精算なども効率化できます。例えば下記のようなシーンで活用できるでしょう。

【働き方改革】

社内にある紙文書をすべて電子化し、「Box」へ格納すれば、必要な資料を社外からセキュアに閲覧することが可能になり、テレワークやモバイルワークを無理なく実現できます。
「マルチスキャン」のOCR連携機能を活用し、テキスト付きPDFとして保存することもできるため、文書の検索効率が大幅に向上し、業務の効率化につながります。

【販売促進】

顧客からの営業資料などを手軽に電子化し「Box」で共有することで、営業担当者が外出先から安全に資料を閲覧できます。モバイルを活用して最新の資料をもとに商談できるため、顧客からの信頼度が上がり、販売促進に効果的です。

【パートナー企業などとの資料共有】

販売代理店やパートナー企業といった社外の取引先とも「Box」の共有機能で、余計な手間をかけることなく、迅速かつセキュアに資料を共有できるため、生産性が格段に向上します。

【経費精算】

旅費・経費精算で発生する領収書などの紙文書も、電子化し「Box」の所定フォルダに従業員ごとに格納すれば、紙ベースでの回収を簡略化できます。会計システムとのデータ共有が可能なケースでは、経費精算の手間をさらに省力化できます。


今、働き方改革に向けた対応が企業の急務となっています。「マルチスキャン」と「Box」の連携ソリューションは、ドキュメント管理の効率性と利便性を高め、柔軟な働き方の実現や生産性向上に効果的です。テレワークの推進にお困りの企業や、ペーパーレス化に課題をお持ちの企業では、この機会にご検討されてはいかがでしょうか。

ご興味をお持ちの方は、下記より、お気軽にお問い合わせください。
SmartSESAME MultiScan!(スマートセサミ マルチスキャン)


 

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