ペーパーレス化を阻む既存の紙書類 複合機のスキャンとクラウドの連携で解決

ペーパーレス化を阻む既存の紙書類 複合機のスキャンとクラウドの連携で解決
業務効率化

ITの進歩やコロナ禍で、ビジネスを取り巻く環境が変化し、ペーパーレス化や業務効率化といった働き方改革をあらゆる企業が迫られています。
ペーパーレス化の障壁の1つが、既存の書類です。「さまざまな紙の書類が大量にあり、データ化に手間がかかる」「すべてデータ化すると、ファイルサーバーの容量が圧迫される」とお悩みの声がよく聞かれます。
本コラムでは、こうした課題の解決方法を、伊藤忠商事様の取り組みを通してご紹介します。

「商いの次世代化」に向けてペーパーレス化を推進。既存書類のデータ化が課題

世界62カ国に約100の拠点を持つ、日本屈指の大手総合商社、伊藤忠商事株式会社様。事業分野は繊維、機械、金属、エネルギー、化学品、食料、住生活、情報、金融と多岐にわたり、幅広いビジネスをグローバルに展開しています。
中期経営計画で「商いの次世代化」を掲げる同社は、ペーパーレス化と業務効率化による働き方改革を推進してきました。シンクライアント端末やコラボレーションツールの導入、全社ワークフローの再構築といったさまざまな施策を行う中で、クローズアップされたのが既存書類のペーパーレス化でした。当時、次のような点が課題となっていたといいます。

(1)デスクや引き出しに紙の書類を保管

各自のデスクや引き出しに、顧客の提供資料や配布資料、図面など、すぐに廃棄できないさまざまな書類がたまっていました。ファイリングして倉庫に保管することもできましたが、必要なときに探しづらくなるため、定着していませんでした。

(2)複合機のメーカーや機種により、異なるスキャン操作

複合機のスキャン機能でデータ化することも可能でしたが、複合機のメーカーや機種が統一されておらず、1台ごとに操作が異なるため、ユーザーにとって煩雑なオペレーションになっていました。

(3)スキャンデータがファイルサーバー容量を圧迫

当時、スキャン後に保存されるファイルサーバーには容量制限があり、大量の書類をすべてデータ化しても、そのまま保管することは不可能でした。

スキャンデータをクラウドにそのまま保管。メーカーの異なる複合機もカンタン同一操作

こうした中、すでに導入を決めていたクラウドストレージサービス「Box」の提供元であるBox Japan社から紹介されたのが、シーイーシーの複合機スキャンサービス「SmartSESAME MultiScan!(以下、MultiScan!)」でした。

スキャンしたデータをそのまま容量無制限のクラウドストレージ「Box」に連携・保存できる点や、複合機のメーカーや機種が異なっても同一の操作でデータ化できる点が高く評価されたといいます。

2019年2月からトライアルを実施し、同年8月には全国の拠点に展開。175ライセンス分を導入しました。その結果、個人が保管する書類を大きく削減でき、既存書類のペーパーレス化が促進されたほか、コロナ禍で在宅勤務が増えた現在では、情報共有の効率化にも役立っているそうです。

幅広いビジネスを展開する大手総合商社、伊藤忠商事様では、全社インフラの一環として「MultiScan!」を導入することで、どのような効果が得られたのでしょうか?「詳しい経緯」「ご担当者様による評価」「今後の展開と期待」など、リンク先の記事で詳しくお読みいただけます。
ぜひご一読ください。

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