DXを推進?ペーパーレス化(文書の電子化)への理解を深めよう

業務効率化

昨今、社会やビジネスシーンでしばしば謳われている「デジタルトランスフォーメーション(DX)」の推進。これを実現する第一歩として、ペーパーレス化が注目されています。そこでこの記事では、“文書の電子データ化”に言及。その概要やメリット、進め方、注意点などについて分かりやすく解説していきます。

ペーパーレス化(文書の電子データ化)とは

ペーパーレス化とは、スキャナーを用いて物理的な文書を電子データ化するなどし、紙を使わない形で書類の閲覧や保存、受け渡しを行う取り組みのこと。また、これらを実施して、書類のやり取りを効率化したり、印紙コストの削減を実現したりする試みを意味します。

今では、民間企業や労働者などにとって当たり前となっている文書の電子データ化。しかし、20年ほど前までは、会社法や商法、法人税法などによって、契約書や請求書、見積書、納品書、定款、会計帳簿、損益計算書といった各種書類に関して、“紙媒体での保管”が義務づけられていました。

ところがその後、国税関係の書類・帳簿について紙媒体での保存の負担を減らすため、「電子帳簿保存法(『電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律』の略。)」が1998年に施行されました。

また、日本型IT社会の実現を目指す「e-Japan戦略」が策定されたことを皮切りに、「e-文書法(『民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律』と『民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律』の総称。電子文書法とも呼ばれる。)」が2005年に施行。一部の書類について、電子データ(電磁的記録)での保存が認められるようになりました。

2001年には、「電子署名法(電子署名及び認証業務に関する法律)」が施行され、“契約合意の証拠”として、電子署名やタイムスタンプの有効性が確立。現在多くのビジネスシーンで、電子契約を採用する企業が増えています。

DXとペーパーレス化

ペーパーレス化は、政府が提唱するDX推進対策の一つとして位置づけられています。経済産業省はこのほど、「デジタルトランスフォーメーションの加速に向けた研究会の中間報告書『DXレポート2』」を発表。DXを推進するための企業が取るべきアクションに言及しました。

DXレポート2で経産省は、(民間企業などが)業務をオンラインで一層実施できるよう、OCR(光学文字認識)製品を用いた紙文書の電子データ化や、クラウドストレージを用いたペーパーレス化などを推奨しています。

また、政府は民間企業の生産性向上を狙い、ITツール導入費の一部を補助する「サービス等生産性向上IT導入支援事業」を実施。デジタル化に向け、さまざまな施策を行っています。

ペーパーレス化の主なメリット

ペーパーレス化は、コストの削減や業務の効率化などさまざまなメリットをもたらします。

保管スペースが不要に

物理的な制約がなくなるため、各種書類や文書を保管するためのスペースが不要になります。

印刷や郵送コストの削減

紙やインク、書類の郵送といったコストを削減することができます。

資料が破損しない

資料が物理的に劣化したり破損したりしないため、見読性を担保することができます。

資料の共有や検索がスムーズに

保管場所に足を運んだり、ラックから資料を探したりする必要がなくなります。また、クラウドストレージなどのファイル管理ツールを活用すれば、特定のメンバー間でスムーズに情報を共有することができます。

ユビキタスな閲覧が可能

パソコンやタブレット、スマートフォンなどの各種デバイスを用いて、必要なタイミングで閲覧することができます。

デメリットや注意点

メリットがあるのと同時に、文書の電子データ化には、さまざまなデメリットや注意点もあります。

閲覧する際、デバイスが必要になる

電子データであるため、閲覧する際、パソコンやタブレット、スマートフォンなどの各種デバイスが必要になります。

メモなどの書き込みが難しい

資料に直接書き込んだり、メモを書いた付箋を貼り付けたりすることが難しくなります。

ITリテラシーが必要になる

電子デバイスやシステムに不慣れな人が多い組織では、ファイルの閲覧や管理方法などを教育する必要があります。

ペーパーレス化の方法や進め方

ペーパーレス化を行うにあたっては、主に2つの方法が挙げられます。1つ目は、スキャナーや複合機を用いて、紙媒体の文書を電子データ化する方法。こうして生まれた電子データは、一般的に「電子化文書」と呼ばれます。書類を画像として読み取るため、“基本的に文書の内容そのものを編集することはできません”。

2つ目は、WordやExcel、会計ソフトなど各種ソフトウェアで作成した「電子文書」を、書き込みができないようファイル形式を変更するなどし、“完成された文書”として取り扱う方法です。

ここで重要となるのが、電子化文書や電子文書のファイルフォーマット。これはコンピューターなどで扱うファイルの保存形式を意味しており、ファイル名には拡張子と呼ばれるさまざまな文字列が付与されます(拡張子の主な種類:「.jpg」「.pdf」「.html」など)。ただし、これらのデータを閲覧する(デバイスに出力する)には、各ファイル形式に対応したアプリケーションやソフトウェアが必要。しかし昨今のデバイスには、あらかじめこれらがインストールされているケースがほとんどです。

また、ペーパーレス化を進める上で忘れてはならないのは、これらのファイルを“どのように保管するか”。特に昨今は、セキュリティ上の理由から、ローカルディスク(デバイスに内蔵されているハードディスク)や外付けのハードディスクではなく、各ベンダーから提供される「クラウドストレージ」に多くの企業が関心を寄せています。

シーイーシーでは、ドキュメントの電子化や、クラウドストレージを用いた保存・管理などをトータルでサポートするオフィスセキュリティーソリューション「SmartSESAME MultiScan!」を提供。ペーパーレス化などに関する顧客のさまざまな課題をサポートしています。

ペーパーレス化についてはシーイーシーにご相談を

ペーパーレス化に関する理解は深まりましたでしょうか。文書の電子データ化は、何もDXに限った話ではありません。新型コロナウイルス感染症対策でリモートワークが進む昨今、電子化文書での文書管理、またこれらを用いた電子契約は、業務を効率化する上で今後大きな課題になるとみられています。

シーイーシーでは、ペーパーレス化に関する顧客のお悩みを真摯にサポート。各種ソリューションは、民間企業や行政機関など幅広いお客様に活用されています。

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