「OCR+RPA」で年間1,825時間削減!
その活用例とは?

業務効率化

OCR+RPAは、業務効率化のカギ

近年、政府主導の働き方改革の推進にあわせた業務効率化、生産労働人口の減少に伴う労働力不足などの対応策として、「RPA」に注目が集まっています。
政府が積極的に導入を奨励する「RPA」ですが、そもそも「RPA」とはどのようなものなのでしょうか。「RPA」とは、人が行っているパソコン操作などの業務プロセスを、ソフトウェアのロボットで自動化する技術です。

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労働力人口減少の中で企業が生き残るためのRPA戦略とは
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このような背景の下、地方公共団体の業務に「RPA」を導入する事業に対し、国が補助金を交付し、さらなる業務効率化を促す制度が、2019年3月1日に総務省より発表されました。
参考リンク
総務省|「革新的ビッグデータ処理技術導入推進事業」(RPA補助・AI実証)に係る提案の公募

また、「RPA」と並んで業務効率化・自動化のカギとなるのが「OCR」※1です。
※1 OCR(Optical Character Recognition:光学文字認識)とは、手書きや印刷された文字の画像を読み取り、コンピューター上で解釈できる文字コードに変換するソフトウェアのこと。

紙文書の電子化が必要となる業務において、「OCR」は非常に役に立つ技術です。
それでは「OCR」と「RPA」、この2つを組み合わせることによってどのように業務の効率化が図れるのか、具体例を見ていきましょう。

「OCR+RPA」で、これまでの業務がどう変わる?

請求書や申請書など大量の紙文書を扱う業務では、記載された情報を手入力でシステム登録することに多くの時間を取られていました。しかし、「OCR」と「RPA」を組み合わせることで一連の業務を自動化できます。

上の表のような、「OCR」と「RPA」を組み合わせて導入することで得られる効果は、数字で見るとどのくらいでしょうか?以下に具体例を挙げてみましょう。

なんと、人がこの作業を行う場合と比較して、所要時間が約1/11になるのです!つまり、この作業における人的コストを、「1,825時間/年」分削減できる計算となります。

導入効果は、おわかりいただけたでしょうか? また、業務自動化により、ただコストを抑えるだけではなく、空いた時間で別の業務をすることができます。空いた時間をより付加価値の高い戦略的な業務に割り当てることができるため、人員不足に悩んでいる企業や自治体でも、定型業務から非定型業務へと担当者を適切に再配置することが可能になります。
これら紙文書が介在する業務の生産性向上はWorkStyle suiteで実現可能です。

柔軟なワークスタイルと業務効率を向上する働き方改革ソリューション

ここが違う!シーイーシーの「OCR+RPA」

現在、「OCR」と「RPA」のサービスやソリューションを提供する企業は多数ありますが、本記事ではシーイーシーが提供するスキャン機能と「OCR+RPA」を組み合わせたサービスをご紹介します。


SmartSESAME MultiScan!(以下、MultiScan!)は、複合機のスキャン機能を使って、紙文書を簡単に電子化できるソリューションです。電子データ化と「OCR」処理が可能なため、データ化された文書を自動的に文書管理システムに登録する「RPA」と組み合わせて導入することで、紙文書の登録作業を効率化することができます。
また、異なるメーカー・機種の複合機でも同じ設定、共通操作を実現。いつでも・どこでもスキャンして快適でスマートなワークスタイルを実現します。
「OCR+RPA」で業務効率化を目指すのであれば、シーイーシーにお任せください。

SmartSESAME MultiScan!の特長

マルチメーカー対応

複合機のタッチパネル操作方法を共通化。複合機のパネル、パソコンの画面どちらからでも自分専用の設定ができ、どの複合機でも同じ設定でスキャンが可能です。

かんたん活用、利用者に優しい機能

よく利用するフォルダーやファイルの保存形式の設定を「お気に入り」ボタンに登録。ICカード認証と連携で、自分だけの「お気に入り」業務ボタンの表示も可能です。

豊富な連携機能

社内の共有サーバー内にスキャン後の電子データを保管するだけでなく、クラウド上のストレージサービスと連携して保管することもできます。※近日対応予定

「OCR」連携機能

複合機メーカーや機種を意識することなく、簡単な操作で編集可能な電子データに変換します。紙の書類をスキャンと同時に「OCR」処理するため、テキストの再利用や任意のキーワードで全文検索(文中の内容)などに便利です。

活用シーン ①

官公庁・自治体の場合:申請書登録

窓口で受け付けた諸手続きの申請書など、これまで手動で管理システムに登録していた作業を、「MultiScan!」+「OCR連携オプション」を利用し、自動で行うことができます。例えば、子育て・保育園関連の申請書(子ども医療証交付申請書や学童保育入所申込書など)や、住所変更の申請など窓口業務に最適です。

使用の流れ
  1. 窓口で紙の申請書を受付。
  2. 「MultiScan!」でスキャン。データ化と同時に「OCR」処理。
  3. 「RPA」で自動的に管理システムに登録。

活用シーン ②

民間企業の場合:タイムカード管理・交通費精算

民間企業の業務においても「MultiScan!」+「OCR連携オプション」が有効です。複合機のメーカー・機種を問わず、紙文書を電子データ化すると同時に、「OCR」処理で文字を抽出して、テキスト文書に変換することが可能になります。加えて「RPA」で自動的に管理システムに登録、さらにデータチェックやエラー対処の処理も組み込めば、大量の紙文書登録作業の大幅な効率化が期待できます。例えば、人材派遣会社におけるスタッフのタイムカードの管理、営業職の交通費精算などに最適です。

使用の流れ
  1. タイムカードや交通費の領収書を「MultiScan!」でスキャン。データ化と同時に「OCR」処理。
  2. 「RPA」で自動的に集計・管理システムに登録。

まとめ

このように「MultiScan!」+「OCR連携オプション」は、担当者が紙文書をスキャンするだけで、自動的に基幹システムへデータが登録されるサービスです。業務効率化により、人的コストを抑えられるだけでなく、それまで単純作業に取られていた時間をより付加価値の高い業務に割り当てることができます。そのため長期的に考えたときに業務の生産性を高めることにも繋がるのです。「OCR+RPA」を組み合わせたサービスの導入で業務効率化・生産性アップを目指してみませんか?

関連サービス情報


SmartSESAME MultiScan!(スマートセサミ マルチスキャン)

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