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オフィス縮小のメリット スモールオフィス実現に向けた「物理的なモノ」の対策とは?

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コロナ禍を契機にオフィスを縮小する企業が国内で増えています。出社を前提とし、社員の「働く場所」として機能していたオフィスですが、テレワークの普及により大きなコストをかけてまで維持し続けるメリットがあるのか、アフターコロナを見据えたニューノーマルな働き方が少しずつ見えてきました。

この記事では、オフィス縮小の実態やメリット、また実現に向けた取り組みなどについてそれぞれ解説していきます。

大企業の間でもオフィス縮小の動きが活発に

画像出典:ザイマックス総研「大都市圏オフィス需要調査2021春」)
画像出典:ザイマックス総研「大都市圏オフィス需要調査2021春」

新型コロナウイルス感染症対策などを契機として、テレワーク(リモートワーク)を推進する企業が国内で増加。これに伴い、職場環境の在り方を見直し、オフィスの規模や数を縮小する動きが活発になっています。

ザイマックス総研の「大都市圏オフィス需要調査2021春」によると、「拡張した」と回答した企業が5.5%であったのに対し、「縮小した」は8.3%と調査開始以来、初めて「拡張した」を上回る結果となりました(上図)。

こうした流れはITベンチャーや中堅中小企業のみならず、大企業の間でも顕著にみられます。

例えば富士通株式会社は、国内のグループ企業を含めたオフィス空間を2023年3月末までに半減させることを決定。計約120万平方メートルにも及ぶオフィスの面積を3年かけて縮小すると発表しています。

また、株式会社ブリヂストンは、生産性の向上や経営資源の効率化などを目的に、グループ企業を含む47の主要なオフィス拠点を34拠点に統合・再編。その他、キリンホールディングス株式会社や株式会社日本HPといった大企業も、続々とオフィス縮小に向けた動きを加速させています。

これらの動きのきっかけは主にコロナ禍の感染症対策ですが、政府が推進する「働き方改革」なども、その一因と考えることができるでしょう。

オフィス縮小が企業にもたらすメリット

オフィス縮小が企業にもたらすメリットオフィススペースの縮小は、多数の従業員や事業所を抱える大企業となると、そうは簡単に実行できません。しかし、ここまで多くの大企業がオフィス縮小を推進するということは、これらに明確な利点があるからです。

感染対策とコストの削減

例えば、典型的なメリットには、物理的な接触を減らすことによる『従業員間の感染拡大の防止』、さらにテナント料や光熱費といった『固定費の削減』などが挙げられます。もちろん、オフィスや従業員の規模が大きければ大きいほど、これらのメリットが大きくなることは言うまでもありません。

生産性の向上とワークライフバランスの実現

また、メリットの一つに『生産性の向上』を加えることもできます。これは企業規模にかかわらず、テレワークによって自宅とオフィスを往復する時間が削減され、より多くの労働時間を確保することが可能になるためです。さらに、従業員の通勤費用も削減されるので、コストの面でも大きなメリットがあります。

同時に、一般従業員の立場で考えてみたとしても、通勤時のストレス軽減や、労働と余暇それぞれの時間の確保、感染症予防など、そのメリットは盛りだくさんです。

離職率の低下と人材確保

出社制限がなくなることで、育児や介護のため短時間しか働けない方にも、自社で働いてもらいやすくなります。障害があり移動に制約がある方も働きやすくなるため、既存従業員の満足度を高めた離職率の低下が期待されます。また会社から遠く離れた土地に住む人材の確保も可能です。

オフィス縮小実現の鍵?物理的な「モノ」をどう処理するか

オフィス縮小実現の鍵?物理的な「モノ」をどう処理するかオフィス縮小の実現で不可避となるのが、オフィスに保管・設置された物理的なモノの処理です。この具体的なモノとしては、業務システムを運営するためのサーバーや、契約書といった紙媒体の書類、デスクや複合機などのオフィス用品が挙げられます。ここでは、これらの処理・代替の方法についてそれぞれ詳しく解説し、並行して進めたい関連施策を紹介します。

サーバーの保管・運用をアウトソーシングする

オフィス縮小に伴うサーバーの扱いは、オンプレミス(自社運用)でサーバーを保管・運用している企業にとって、とても大きな課題です。これらの周辺機器は業務システムを司るため、簡単に処理することはできません。

しかし昨今は、多くのITベンダーがサーバーの運用や保管に関する多様なサービスを提供しており、企業はサーバーの運用・保管・保守点検をアウトソーシングすることで、容易にオフィス縮小を推進できます。

例えばシーイーシーでは、サーバーを運用・保管・管理する「ハウジングサービス」を提供しています。同サービスは、サーバーの移行に係るサポートはもちろんのこと、耐震性・耐火性などに優れた堅牢なデータセンターで、顧客の大切なシステムを日々管理します。

>>大切なシステムをデータセンター内に預かるシーイーシーの「ハウジングサービス」

その他にも、オンプレミスからクラウドへ移行するための各種サービスを提供しています。クラウド化によるセキュリティ性が気になる方には、完全プライベート型クラウドサービス「BizVision PLUS Private」がおすすめです。

>> VMwareによる高い信頼性と自由度 完全専用クラウド「BizVision PLUS Private」

ペーパーレス化を進める

企業を運営する上で最も重要なモノの一つ、それが紙媒体の書類です。しかし、オフィスの縮小を考えるとなると、この書類の扱いは非常にやっかいな問題。そこで重要になるのが、正にペーパーレス化です。

ペーパーレス化とは、スキャナーを用いて物理的な文書を電子データ化するなどし、紙を使わない形で書類の閲覧や保存、受け渡しを行う取り組みのこと。また、これらを実施して、書類のやり取りを効率化したり、印紙コストの削減を実現したりする試みを意味します。

ペーパーレス化の推進にいたっては、単純に紙媒体の資料を電子文書に変換するだけではなく、適切な管理や運用、保管が重要になります。たとえ文書を電子データ化したとしても、『誰(どの部署)が・どのような資料を・どこに保管しているか』が把握できなければ、有意義なオフィス縮小は実現できないでしょう。

シーイーシーではこうした課題を基に、企業のペーパーレス化を支援するサービス「SmartSESAME MultiScan!」を展開。文書の電子データ化はもちろんのこと、クラウドサービスと連携した文書の保存、またデータのセキュアな管理などを一気通貫でサポートしています。

>> スキャンデータ一元管理ソリューション「SmartSESAME MultiScan!」

クラウド保存の資料も外出先で印刷を可能に

たとえテレワークを実施していたとしても、クライアントの事情によっては、得意先に足を運んだり紙媒体の資料を用意したりする必要があります。しかし、自宅にコピー機がなく印刷ができない、またオフィスの縮小に伴いコピー機の数を減らすとなると、業務に支障が発生するかもしれません。つまり、どれだけペーパーレス化を進めようとも、プリントアウトは必要になるのです。

さらに、契約書や提案書などの印刷をオフィス外で行う場合、従業員による経費の申請作業や、管理者による承認作業などが発生します。特に大企業にいたっては、その工数も膨大になるため、何かしらの対策が必須になるでしょう。

しかし、シーイーシーのデジタルプラットフォームサービス「CanDay for Biz」を活用すれば、上記の課題が一掃するかもしれません。同サービスは、コンビニエンスストアのマルチコピー機で、クラウドに保管されている文書の印刷や、書類のスキャンなどを実現するデジタルサービスプラットフォームです。全国のコンビニでプリントアウトが可能になるほか、都度支払いも不要です。そのため利用者も企業も、経費管理がスムーズになります。

>>全国のコンビニで印刷が可能なデジタルプラットフォームサービス「CanDay for Biz」

フリーアドレスの採用

フリーアドレスとは、個人専用のデスクはなくフロアに設置されている長机や椅子に、従業員それぞれが自由に着席場所を選んで仕事をするオフィススタイルです。コロナ禍の影響で、部署を超えての席調整ができるフリーアドレスがあらためて評価され導入する企業が増えています。

テレワークが馴染んでも、特定の部門の出社率が上がった場合、従来の固定席ではソーシャルディスタンスの確保が難しくなりますが、フリーアドレスでは柔軟に席を確保し感染症対策としての効果も期待されています。
一方フリーアドレスを採用した場合「印刷」に問題が生じる可能性があります。自由な席配置にしたことで、印刷時にドライバーをインストールしている複合機やプリンターまでわざわざ出向かなければなりません。フロアにある全複合機・プリンターのドライバーを登録する必要がでてしまいます。

シーイーシーでは、フリーアドレス実現に向けた印刷問題を解決する「SmartSESAME SecurePrint!」を展開。「SmartSESAME SecurePrint!」専用ドライバーを指定することで、空いている複合機・プリンターを選びどこからでも認証印刷が可能になります。

>>メーカーや機種を問わない、どこでも認証印刷「SmartSESAME SecurePrint!」

オフィスの縮小に伴う注意点

オフィスの縮小に伴う注意点オフィス縮小は企業に多くのメリットをもたらします。しかし、これまで述べたように、サーバーの移行やペーパーレス化など、さまざまな課題をクリアしなければなりません。

この記事では物理的なオフィスやモノの在り方について解説しましたが、実際はテレワークに関するレギュレーションの設定、オフィス縮小のための計画、予算編成、また従業員へのシステムの説明など、多種多様な作業が必要になります。したがって付け焼き刃でオフィスの縮小を進めるのではなく、必ず緻密な計画を作成してから実行に移しましょう。

シーイーシーでは、オフィス縮小に伴う機器やシステムの代替について、お客様の相談に寄り添ったさまざまなソリューションを提供しています。ぜひこれを機会にして、お悩みをご相談いただけますと幸いです。


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