管理コストの削減とセキュリティ強化を実現ー自治体のプリント環境改革ー

2021年4月26日

自治体のプリント環境に関する課題の解決方法とは？

全国の多くの自治体で、ITコストの上昇、管理負担の増大、セキュリティリスクの増加などの課題が顕在化しつつあります。一例として挙げられるのが、プリント環境に関するコストやセキュリティの問題です。今回は、プリント環境を一新して業務効率化を果たした三鷹市役所様の事例を通して、印刷に関わる課題の解決方法について見ていきましょう。

自治体が抱える課題とは？

各自治体では現在、総務省の要請により「住民情報系」「総合行政系（LGWAN）」「インターネット系」というインフラ基盤の三層ネットワークを構築し、セキュリティの強化に努めています。

三層分離の対応を行う際、同時に見直したいのが印刷環境です。これまで一般的だったプリント環境では、決まった複合機・プリンターからしか印刷ができず、業務が非効率になります。また、プリンタードライバーを複合機・プリンターごとに用意する必要があり、管理コストも増えます。

庁内のどこからでも印刷ができるだけでなく、煩雑なプリンタードライバーの管理が不要なプリント環境に刷新することで、業務効率化や複合機台数の適正化、管理コストの削減を実現できます。今、多くの自治体において、利便性、セキュリティ、低運用コストを兼ね備えた新しい印刷環境が求められています。

業務負担の軽減や利便性の向上、セキュリティ強化を叶える提案がポイントに

三鷹市様でも多くの自治体と同様の課題を抱えていました。プリント環境の入れ替えのタイミングでこれらの課題解決を行うこととし、ベンダー7社の提案を比較検討。その結果、シーイーシーの認証印刷システムSmartSESAME SecurePrint！の導入を前提としたベンダーの提案を採用しました。採用の決め手となったのが次のポイントです。

庁内のどこからでもプリントできる環境構築とVDI（仮想デスクトップ環境）での認証印刷の機能強化
SecurePrint！の機能の一つである「どこでもプリント」は、空いている複合機・プリンターを選んでどこからでも印刷が行える機能です。これによって、フリーアドレスに対応した印刷環境を実現します。
またICカードで認証しなければ印刷ができないため、ほかの人が大量に印刷している場合に印刷が割り込んでしまったり、印刷物を取り違えてしまうといったミスがなくなります。

複合機の運用業務の一元化
SecurePrint！には専用ドライバーがあり、個別のプリンタードライバーの設定が不要です。そのため運用の一元化が可能となり、プリント環境の管理業務の手間を削減できます。

この提案によって推進できる働き方改革や利便性の向上、セキュリティ対策の強化、運用の効率化がもたらす管理コストの削減などが総合的に評価されました。