テレワークで活躍するクラウドストレージの特徴と選び方 5選を徹底比較

働き方改革

自社に合うクラウドストレージサービスの特徴や選び方を解説します

テレワークやABW(アクティビティ・ベースド・ワーキング)が普及する中、業務効率化のためにさまざまなビジネスツールが使われています。そのうちの一つが、ネット上にデータを保管して利用するクラウドストレージです。

クラウドストレージと一言で言っても、それぞれ特徴が異なるため、自社に合ったものを選んで使うことが重要です。今回のコラムでは、クラウドストレージの基本機能やメリットと、代表的な5つのサービスの特徴と選び方をご紹介します。

クラウドストレージの基本機能

クラウドストレージはオンラインストレージとも呼ばれ、インターネット上にデータをアップロードして保管、共有するツールです。基本機能として、「ストレージにあるデータのバックアップ」「ファイル転送」「ファイル共有」などがあります。

インターネットの接続環境さえあれば、場所やデバイスを選ばずにアクセスでき、社内・社外の人とのデータ共有、編集が簡単にできます。大容量のファイルを共有するとき、メール添付ではデータ量の上限を考慮する必要がありますが、クラウドストレージを使えば大容量のデータもスムーズにやりとりできます。

また、ファイル共有にUSBメモリーやファイル共有サイトを利用するケースも見られますが、これらはセキュリティ上のリスクが高く、ビジネス利用にはおすすめできません。クラウドストレージを使えば、認証されたユーザーだけがファイルにアクセスできるため、安全にファイルのやりとりが可能です。

クラウドストレージのメリットと注意点

クラウドストレージにより、社内・社外を問わず多くのメンバーでファイルを共有し、共同作業ができるようになります。ファイルの一元管理ができ、複数人で編集や更新を重ねても最新版の状況が明確になるのもメリットです。

テレワークでは、「どのファイルが最新版か」「誰がファイルを更新したか」などがわかりにくくなるケースがありますが、クラウドストレージで一元管理することでファイルの取り違いなどが防げます。

また、重要なデータが遠隔地のセンターでバックアップされ、災害対策、事業継続計画(BCP)として有効なサービスでもあります。

一方で、オンライン上に大切なデータや機密情報があることは、リスクにもなりえます。サイバー攻撃の対象となったり、クラウドストレージのサービスが停止してデータにアクセスできなくなったり、といった万が一の事態もありえるからです。

セキュリティやバックアップ体制が整っているサービスを選び、使用者それぞれが各製品のセキュリティ機能を理解して使用することが大切です。

クラウドストレージを選ぶ際のポイント

クラウドストレージには多くの製品があり、どれを選ぶべきか迷うこともあるでしょう。比較検討する際のポイントをご説明します。

  • 普段使っている業務アプリとの親和性があるか
  • セキュリティが守られているか
  • データ容量・コスト面が適切であるか
  • サポート体制が充実しているか
  • バックアップ体制が整っているか

このようなポイントのうち、どの点に重きを置いて選ぶかを検討しておきましょう。
それでは、5つの代表的なクラウドストレージについて、特徴や選び方をご紹介します。

5つのクラウドストレージの特徴と選び方

Word、Excel、PowerPointのデータ共有や共同編集などを行うのに最適:OneDrive for Business

【こんな企業におすすめ】

Word、Excel、PowerPointを業務で活用している場合は、Microsoft社の製品であり、共同編集がスムーズに行えるなど親和性の高いOneDrive for Businessが便利です。Microsoft 365を導入すればOneDrive for Buisinessが使え、さらには会議、チャット、通話、共同作業をすべて1か所で実現できます。

【特徴】
  • Microsoft 365とのシームレスな連携が最大の特徴。Windowsユーザーであれば、誰もが簡単に設定できる
  • Windows 8.1以降はOSに標準搭載。インストール不要
  • 他のフォルダと同じように使えるシンプルな操作性。Microsoft社のアカウントでログインすれば、エクスプローラーにあるOneDriveファイルに簡単にアクセスして使用できる
  • Microsoft社のセキュリティチームによって安全が守られている上、耐障害性のあるセンターでデータを分散して保管
容量

1TB~無制限/1ユーザー(プランによる)

【料金】

●OneDriveのみ
月額540円OneDrive for Business (Plan 1)~1,090円OneDrive for Business(Plan 2)/1ユーザー(法人向け年間契約)

●Microsoft Office365の各サービスを含む
月額540円(Microsoft 365 Business Basic)~2,180円(Microsoft 365 Business Premium)/1ユーザー(法人向け年間契約)

>>https://convergent.cec-ltd.co.jp/microsoft365/index.html

Google Workspaceを使ってチーム作業を行う場合におすすめ:Google ドライブ

【こんな企業におすすめ】

Gmailを活用している職場環境や、Google Workspaceの機能と合わせてストレージを使いたい場合に適しています。

【特徴】
  • Googleドキュメント、Google スプレッドシート、Google スライドといったファイル作成機能も使用できる上、Google形式のファイルは合計使用容量に含まれない
  • ファイル検出の精度が高い
  • Google Workspace 内のデータは分割され、構成の判別防止のため、複数のサーバーやディスクに分散して保管されており、セキュリティも確保
容量

30GB~5TB /1ユーザー(プランによる)

【料金】

月額680円(Business Starter)~2,040円(Business Plus)/1ユーザー
※Google ドライブを含むGoogle Workspaceの価格(さらに機能が追加されたEnterpriseは要問い合わせ)

https://www.google.com/intl/ja_jp/drive/

多くのデータを安心してやりとりしたい企業に:Dropbox Business

【こんな企業におすすめ】

長い動画ファイルや容量の大きいファイルなど、大容量のデータをやりとりする業種の企業に向いています。

【特徴】
  • アップロードできる最大ファイルサイズに制限がなく、ファイルを消してから180日後でも復元可能
  • 管理者に与えられる「代理ログイン機能」により、管理者はチームのメンバーのファイルを閲覧、削除などが可能(Advancedプランまた
  • Enterpriseプラン)。共同作業時のファイル紛失などにも対応できる
  • セキュリティテストを定期的に実施し、潜在的なセキュリティ脆弱性とバグを識別、修正
容量

5TB~必要に応じて追加可能/1ユーザー(プランによる)

【料金】

月額1,250円(Standard)~2,000円(Advanced)/1ユーザー(法人向け年間契約・最小3ユーザー)
※Enterpriseは要問い合わせ

https://www.dropbox.com/ja/business

多くの機能を併用して使う場合、海外との取引が多い場合におすすめ:Box

【こんな企業におすすめ】

アプリとの連携やカスタマイズなど、本格的にクラウドストレージを使いこなして業務を行いたい企業に向いています。Microsoft 365や、Google Workspace、Salesforceなどと統合でき、Box上でファイルの操作が行えます。海外シェアの高さから、グローバル企業にもおすすめです。

【特徴】
  • Boxアプリが使用でき、1,500を超えるアプリと連携可能
  • 米国に本社があり、多くの海外企業でも採用されているシェアの高さ
  • 二重暗号化方式、不正侵入防止システム、電子透かしなど、強固なセキュリティ対策を採用
容量

100GB~無制限/1ユーザー(プランによる)

【料金】

額522.5円(Business)~4,200円(Enterprise)/1ユーザー(Box米国法人との直接取引、年一括払いの場合)
※日本での取引希望の場合は販売代理店URLを参照

https://www.box.com/ja-jp/home

定額制なので、ユーザー数が多い場合におすすめ:DirectCloud-BOX

【こんな企業におすすめ】

1ユーザーごとの課金制ではなく定額制のため、社員数の多い企業ほどコストパフォーマンスが高くなります。

【特徴】
  • 定額制によるコストパフォーマンスの高さ
  • わかりやすいマニュアルをホームページ上に完備
  • 国内で開発され、AWS(アマゾン ウェブ サービス)東京リージョンを利用した安全性の高いサービス
容量

100GB~500GB(プランによる)/ユーザー数無制限

【料金】

月額10,000円(ベーシック)~30,000円(スタンダード)/ユーザー数無制限

https://directcloud.jp/

まとめ

テレワークにおいては、ビジネスツールをうまく使用することが業務効率化を目指す上で必須です。ストレージをはじめとするツールの選択と活用が一つのスキルとも言える今、多数のビジネスツールが1カ所に集約されているMicrosoft 365を導入すると効率化につながります
https://convergent.cec-ltd.co.jp/microsoft365/index.html

また、クラウドストレージはスキャンサービスと連携させることでペーパーレス化が促進でき、働き方改革にも役立ちます。下記の記事で詳しくご紹介していますので、ぜひ合わせてご覧ください。
>>ペーパーレスから始まる働き方改革、スキャンとクラウドストレージとの連携
>>働き方改革のカギを握る!?クラウドストレージ活用と紙文書の電子データ化のススメ

スキャンした書類データをクラウドストレージに保管できる事例については、こちらをご覧ください。複合機のメーカーが異なっても使用でき、ファイルサーバーの容量を気にすることなく使用でき便利です。
https://sesame.cec-ltd.co.jp/cases/29.html

テレワークにも生かせる、ABW(アクティビティ・ベースド・ワーキング)に関する注意点や便利なツールについては、下記記事でご紹介しています。新しい働き方に向け、ぜひご参考になさってください。
>>コロナ禍で注目の働き方【ABW】とは?注意点や便利なツールを解説!

※本記事でご紹介した機能や価格は2021年7月現在の情報です。ご紹介した機能の一部は追加オプションである場合があります。
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