テレワークに必須!導入すべきビジネスツールをまとめて解説

働き方改革

快適なテレワーク環境を支える導入すべきツールをご紹介

働き方が大きく変わる中、テレワークに適応できている企業と適応できずにいる企業の間に差が生まれ始めています。その理由の一つとして考えられるのが、コミュニケーション不足によるチームワーク機能の低下です。業務が複雑化する現代において、成果を上げるためには円滑なチームワークが欠かせません

テレワークでもチームワーク力を高めるには、自社の業務や実際に使う社員にとって最適なビジネスツールを駆使し、環境を整えることが第一に必要となります。

ビジネスツールの活用は、テレワークをスムーズに進める土台となるだけでなく、働き方改革の推進にもつながります。今回のコラムでは、テレワークで導入すべきビジネスツールをご紹介し、特徴や活用法について解説します。

テレワークで取り入れるべきツールとは?

総務省の定義によると、テレワークとは「ICTを利用し、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方」を指します。雇用型テレワークとして、自宅での「在宅勤務」、施設を選ばずどこでも仕事が可能な「モバイルワーク」、サテライトオフィスやスポットオフィスなどを就業場所とする「施設利用型勤務」などがあります。

これらのワークスタイルでは、ICTツールを上手に活用し、生産性の低下を防ぎながら業務の効率化を行うことが必要です。ICTツールの活用は、近年、関心が高まっているオフィス内のフリーアドレス制や、ABW(アクティビティ・ベースド・ワーキング)の導入時にも役立ちます。

スムーズなテレワークや新しい働き方のためにも、自社に合ったビジネスツールを選び、使いこなすことが大切です。

テレワークで必要となるICTツールとしては、コミュニケーションツール、ファイル管理ツール、勤怠管理ツール、ペーパーレス化ツールなどが挙げられます。これらのツールの特徴や活用法についてご紹介します。

コミュニケーションツールを活用して、テレワークでもしっかり意思疎通を

テレワークでは対面でのコミュニケーション不足が発生しやすく、情報不足やストレスの原因になります。ある調査では、テレワーク中の課題として、1位に「コミュニケーション不足」が挙がっています(ラーニングエージェンシー「新型コロナウイルス感染症の影響調査」2020年5月)。

コミュニケーション不足を解消するためには、メール、電話、ビジネスチャット、Web会議などを適切に使い分けることが重要です。

メール:ビジネスコミュニケーションの基本ツールとして活用。オフィシャルな文書にも
電話:細かいニュアンスを伝えたい時に。緊急時やトラブル時にも役立つ
Web会議:遠隔地をつなぎ、相手の表情や資料を見ながら話し合いたい時に
ビジネスチャット:気軽にやりとりできるため、意見やアイデアの交換に


コミュニケーションツールを選ぶ際には、相手の世代や好みに合わせて状況を判断し、臨機応変に対応することも大切です。下記の記事では、企業に合わせたチャットツールの選び方をご説明しています。

また、ビジネスツールを一つずつ検討、導入を行う場合には時間がかかり、ツール同士の相性や連携についても考慮が必要です。そこでおすすめなのが、Microsoft Teamsのように、リモートワークに必要なビジネスチャット、オンライン会議、電話、ファイル共有が一つに集約されている製品です。

メリットなど詳しくは下記をご覧ください。
https://convergent.cec-ltd.co.jp/microsoft365/index.html

クラウドストレージサービスで、ファイル管理を円滑に

企業活動をする上では多くの機密情報や、個人情報などを扱います。紙の書類、パソコンのハードディスクの中身はもちろん、顧客とのやりとりの履歴、記録なども含めると、膨大なデータが情報資産になります。

情報資産であるデータの整理、管理の簡素化や一元化に役立つのが、クラウドストレージサービスです。

ファイルをクラウド上にアップし、保管することで、テレワーク中でも複数人で共有、編集ができ、各サービスのセキュリティシステムによってデータの安全が守られます。多くのクラウドストレージサービスがあるので、各製品の特徴を把握し、自社に合ったものを選びましょう。

クラウド勤怠管理システムを導入し、多様なワークスタイルをしっかり管理

テレワークを行う際の問題点の一つに、従業員管理の難しさがあります。管理者が遠隔で従業員の勤怠を管理・監督する際に役立つのがクラウド勤怠管理システムです。

クラウド勤怠管理システムを導入すると、場所を問わずにパソコンやスマートフォンなどで出勤・退勤時に簡単に打刻できます。残業時間も自動でカウントされるため、管理しやすくなります。打刻忘れや、残業時間超過などをアラート機能で通知することも可能です。

クラウド勤怠管理システムを選ぶ際には、給与計算や経費精算といった他の業務システムとの連携が可能か、自社の雇用・勤務形態に合っているかなどについてよく検討することが必要です。

ペーパーレス化ツールを使い、オフィス外の業務を効率化

オフィス以外で通常の業務を行うためには、ペーパーレス化の推進が効果的です。紙の資料を中心にした業務では、働く場所が限られてしまいますが、データ化されていれば場所を選ばずに資料の閲覧ができます。データ化された資料は検索もでき、必要な情報に簡単にアクセスできます。

ペーパーレス化を進めるには、OCR(Optical Character Reader/Recognitionの略。紙文書をスキャンし、文字を認識してデジタル化する技術)を利用する方法があります。スキャンとクラウドストレージが連携したサービスもあり、文書のプラットフォームとして活用できて便利です。
>>スキャンや印刷などのプラットフォームとして、テレワークを支えるSmartSESAME

ペーパーレス化をはじめとする業務プロセスのデジタル化やDX推進に関しては、こちらの記事をご参照ください。

テレワーク時代に欠かせないセキュリティ対策

セキュリティ環境が統一・管理されているオフィスと異なり、テレワークを行う自宅等では、場所によってネットワークのセキュリティレベルが異なる点に注意しましょう。私用端末を業務に使用する場合は特に、セキュリティ対策の強化が欠かせません。

そのためには、従業員のセキュリティ意識を高めることに加え、管理者側がテレワークのリスク削減に向けて適切な対策を行う必要があります。

例えば、モバイルデバイス管理(MDM)を導入すれば、社員が使用する端末の設定などを管理部門で一元管理できます。社員による端末の不正利用を遠隔で感知し、ロックやデータ消去もでき、トラブルが起きても早期に対処できます。

また、インターネットVPNや、IP-VPNなどを利用して、通信インフラの安全性を高めることも有効です。

VDI(仮想デスクトップ)やデータレスPCを使えば、ローカルハードディスクにデータを保持しない環境づくりができ、セキュリティ保持に役立ちます。管理者、従業員ともに対策を講じ、テレワークにおけるセキュアなICT環境を整えることが大切です

社内のペーパーレス化によるデータの電子化や共有、クラウドストレージを使ってのデータ共有など、ツールを適切に運用するには社員のセキュリティリテラシーが欠かせません。研修を行うなどして、セキュリティ意識を高めていきたいものです。

テレワークなどの新しい働き方を狙った攻撃など、最新のセキュリティリスクについては、こちらの記事をご覧ください。

まとめ

テレワークが長期化、定着化する中、ビジネスツールを使いこなすことが業務効率化の鍵となりそうです。ビジネスツールの整備は、突然の災害など、想定外の事態にも柔軟に対応できる働き方にもつながります。今回ご紹介したビジネスツールを活用し、さらなる業務効率化を進めましょう。

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>>在宅勤務中の課題を解決するソリューション10選 ―お困りシーン別にご紹介―

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