テレワークの効率が上がる!コミュニケーションツールの選び方、使い分け術

働き方改革

テレワークの効率を加速するコミュニケーションツールの選び方を解説

コロナ禍が長期化する中で、テレワークは必要不可欠な働き方の一つになりつつあります。一方、対面でのコミュニケーションが減る中でさまざまな課題が浮かび上がってきました。特に、せっかく導入したツールをなかなか使いこなせず、テレワークへのシフトがうまくいかないといったケースもよく耳にします。
そこで今回は、あらためて円滑かつ効率的な意思疎通のコツ、コミュニケーションツールの選び方についてご紹介します。

テレワーク中のコミュニケーションの課題とは?

内閣府の調査では、「テレワークで不便な点」として「社内での気軽な相談・報告が困難」「取引先とのやりとりが困難(機器、環境の違い等)」「画面を通じた情報のみによるコミュニケーション不足やストレス」というコミュニケーションに関する課題が上位3位を占めました。

引用:内閣府「新型コロナウイルス感染症の影響下における生活意識・行動の変化に関する調査」

テレワーク中は社内のメンバーが離れているので気軽に相談しにくく距離が生まれてしまう取引先に対しては、通信機器や環境の違いなどによりやりとりが難しいという点が課題になっています。また、画面越しでは情報が限られ、コミュニケーション不足やストレスを感じる人が多いことがわかりました。

では、テレワークではどのようなコミュニケーションツールが主に使われているのでしょうか。

引用:「ビジネスコミュニケーションに関する調査」全国の20歳~59歳の会社員・公務員・団体職員1,000名を対象に集計(2021年4月・株式会社クオリティア調べ)

テレワーク中のコミュニケーションツールとしては、主にメール、電話、ビジネスチャット、次いでWeb会議が挙げられます。テレワーク中の問題を解決するためには、それぞれのツールの特性を見極め、使い分けをすることが重要です。各ツールのメリット・デメリットを見ていきましょう。

普段の報告・連絡・相談をする時、履歴を残しておきたい時【メールがおすすめ】

ビジネスコミュニケーションで使用頻度が高く、連絡手段として適しているのがメールです。チャットよりオフィシャルな印象を与えるため、ビジネス上での基本的なやりとりに最適です。

メールの利点は、時間を選ばずに送受信でき、文章として要点を絞って伝えることができることです。一方で、感情やニュアンスが伝わりにくく、既読かどうかが分からないため不安を与えることがある点がデメリットといえます。

また、前述の調査によると、コミュニケーションで困っていることの第1位として「メールの処理に時間がかかる」が挙がっています。メールの書き方、送受信のマナーを今一度見直し、メール処理の効率化に取り組む必要があると言えます。

緊急時やトラブル時、文章ではニュアンスが伝わりにくい時【電話がおすすめ】

緊急時やトラブル時、相手の確認をその場で取りたい時には、電話での連絡が適しています。声のトーンが伝わるとともに、相手の返事や反応を受け取ることができるので、こみ入った情報を伝える時にも向いています。

一方で、ビジネスツールとしての電話が不人気という調査結果もあります。株式会社ヌーラボが行った「社内のコミュニケーションに関するアンケート調査」(2018年)によると、「社内コミュニケーションに最も利用したくない手法はどれですか?」という設問に対して最も多い回答は「電話(35.9%)」という結果でした。この傾向は若い世代でさらに顕著です。

株式会社マイナビが行ったインターネット調査(2020年12月)によると、仕事において「最も使いたくない連絡ツールは固定電話である」と回答した人は20代では40%近くにのぼりました。50代以上では約25%であったのに対し、明らかに高い値です。相手の年代に応じて、好まれるツールを選択するといいでしょう。

電話での会話は相手の時間を消費させてしまうので、頻度や長さに配慮が必要です。

また、リモートで働く人が増えているため、タイミングによってはつながりにくいこともあります。証拠が残らず、言った・言わないなどの議論、クレームになりやすいというリスクにもご注意を。電話のメリットを生かせるシーンを見極めることをおすすめします。

表情や資料を見ながら話し合いたい時、遠隔地の複数メンバーをつなぐ時【Web会議がおすすめ】

「対面で話し合いたいけれど難しい」という場合に適しているのがWeb会議です。電話やチャットのメリットも持ち合わせており、複合的な役割を果たします。Web会議ではお互いの表情が見えるだけでなく、画面共有により資料を用いながら説明することも可能です。複数拠点から移動時間なしで集まれるため、遠隔地同士のコミュニケーションが容易に実現できます。

一方で、画面越しでは空気感や温度感が測れない時があります。また、安定した通信環境がないと、スムーズに会話できない場面が生じてしまいます。発言タイミングがつかみにくかったり、発言しない人が出てしまったりすることもあるでしょう。

これらの点をカバーするために、他のツールを併用するなど工夫が必要です。

気軽な連絡、アイデア出しや相談を行う時【ビジネスチャットがおすすめ】

形式にとらわれず、手軽に短時間でやりとりしたい時には、ビジネスチャットを使うといいでしょう。多くの人がプライベートでSNSやチャットを利用しているので、UIになじみがあり、使い勝手がいいのも特長です。

チャットではカジュアルなコミュニケーションがしやすく、アイデア出しや相談をする場合にも向いています。既読や在席を確認できる点も、テレワーク中には役立ちます。

しかし、手軽であるために、雑談などに脱線しやすくなる点には注意が必要です。また、短文の発言が続いてしまうと、後で見返した時に必要な情報を探すのが難しい場合もあります。保存期間が過ぎたり、再ログインしたりした時、履歴が消えてしまうケースがあるのでツールの仕様を確認しておきましょう。

多くのチャットツールがリリースされているため、それぞれの機能や特性をよく把握し、用途にあった製品を選ぶことが重要です。

下記記事で、チャットツールの比較と自社に合う選び方の観点を解説しています。

まとめ

ここまでお伝えした各ツールのメリット・デメリットを踏まえて、使い分けのポイントについて下記の表にまとめました。適切なコミュニケーションツールを選択することで、テレワークをスムーズに進められます。

・急ぎでないシンプルな用件を伝える時
・履歴を残しておきたい時
メール
・トラブル時など急ぎの時
・文章ではニュアンスが伝わりにくい時
電話
・表情や資料を見ながら話し合いたい時
・複数拠点を結んで会議をする時
Web会議
・気軽な連絡、アイデア出しや相談を行う時
・在席、既読を確認したい時
ビジネスチャット

テレワークでのビジネスコミュニケーションでは、利用シーンやプロジェクトの特性に合わせたツールを選ぶことが大切です。コミュニケーションの効率性、シームレス性なども踏まえて使い分ける必要があります。テレワーク中のストレス軽減のためにも、ツールを適切に使い分けて社外・社内での円滑なコミュニケーションを実現しましょう。

ビジネスコミュニケーションツールを選択する際、ツールごとに検討、導入を行う場合には時間がかかり、ツール同士の親和性についても把握しなくてはなりません。

リモートワークに必要なビジネスチャット、オンライン会議、電話、ファイル共有を一つのツールでまとめたいという場合には、Microsoft Teamsのようなプラットフォームを使うのがおすすめです。Teamsを活用した生産性向上のアイデアを下記の記事でご紹介していますので、ぜひあわせてご覧ください。

相手や状況を見極めて適切なコミュニケーションツールを選択し、テレワークでのスムーズな意思疎通を実現しましょう。テレワークにおけるコミュニケーションの工夫は、下記記事で実践例を交えながら解説しています。

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