テレワークの普及を加速する?
-印刷の課題を一挙に解決!-

働き方改革

働き方改革の一環として導入が進むテレワーク。実施する上での印刷問題を一挙に解決できるソリューションとは?

働き方改革関連法が施行されてから半年以上が過ぎようとしています。「働き方改革」という言葉は浸透してきていますが、実際にはどのくらいの企業で導入されているのでしょうか。働き方改革の実態と、浮かび上がってきた課題について見ていきましょう。

半数以上の企業が働き方改革を実施

時間外労働の上限規制や年次有給休暇の確実な取得などを目指した「働き方改革関連法」は2018年6月29日に国会で成立しました。そして、2019年4月1日から順次施行されています。

IT専門調査会社であるIDC Japanでは働き方改革に関する調査を2019年1月に実施し、1,000社から回答を得ています。その結果を見ると、2018年に残業時間短縮やテレワーク、IT利用などで「働き方改革」を実施している企業は、従業員数1,000人以上の大企業では78.3%、従業員100~999人の中堅中小企業では53.5%、全体では66.7%という回答でした。

また、「働き方改革を導入することで残業時間短縮や生産性向上などの効果があった」と考える企業は約61%でした。この設問に対しての回答は大企業で約60%、中堅中小企業で約62%と、従業員規模による差は見られませんでした。

出典:IDC「国内働き方改革 ICT市場 企業ユーザー動向調査結果を発表」

テレワークの導入で多様な働き方を実現

働き方改革の趣旨は生産性の向上だけではありません。さまざまな人たちの就業機会を拡大し、意欲・能力を存分に発揮できる環境をつくることで、多様な働き方を実現することも重要なポイントです。

人事(HR)領域に関する調査・研究機関であるHR総研は、2019年2月8日~2月15日に「働き方改革実施状況に関するアンケート」を実施しました。それによると、「多様な働き方の実現に向けて、どのような施策を導入しているのか」という設問に対し、「多様な勤務時間の導入(フレックスタイム制、時短勤務、スライド勤務など)」と回答した企業は65%に、「柔軟な勤務制度の導入」と回答した企業は58%にも上りました。

一方で、「テレワーク」の導入率は25%にとどまっています。

出典:ProFuture株式会社/HR総研「HR総研:「多様な働き方」実施状況調査【1】全般、テレワーク」

テレワークの導入が進む中で明らかになってきた課題は「書類の印刷」

多くの企業で推進されているテレワークですが、同時に「こんな場合に困った」という課題が明らかになってきました。そのひとつが“書類の印刷”です。テレワーク環境の多くは、デジタルデータでの対応ができることでしょう。しかし、お客様先やパートナー企業との商談や打ち合わせなど、プロジェクターで画面を共有することはできても、いまだに多くのシーンで「紙資料」が必要とされています。「手元でじっくり見ることができる」「複数人で同時に見て、書き込むことができる」紙資料は意外に便利で、今後も完全になくなるということは考えにくいでしょう。紙資料が重宝されるのは、例えば次のようなケースです。

商談の場
  • 各社の情報を「比較」しやすいように、紙で資料を用意してほしい
  • 部長も打ち合わせに参加するので、「情報共有」しやすいように紙を用意してほしい
  • 紙の方が企画内容を「理解」しやすい

というような理由から、紙資料の用意を求められることも少なくありません。
また見積書や請求書、申込書などは押印やお客様の署名が必要になる帳票類は、紙で用意することが多いのではないでしょうか。

金融・保険外交員

契約の際に押印が必要な書類があります。お客様に記載して判子を押してもらう場合には、紙資料を持参していくことになるでしょう。

MR(Medical Representative/医薬情報担当者)

医師と対話する機会の多いMR職の場合は、関連分野の最新動向や知識、過去の情報、学会の情報など、多くの情報が必要です。このような情報を持ち運ぶとなると大量となることから、タブレット端末の活用が進んでいます。しかし、医師から「その資料もらえる?」と要望があった時に、即座に対応できるように、紙資料も持ち運ぶことも多いようです。

印刷物(パンフレットやチラシ)や入力済みデータのチェック

パンフレットやチラシなどデザイン的な確認が必要となるものや、最終的に印刷して配布する物は、紙の状態で確認することが多いのではないでしょうか。関係者で推敲を重ねる際なども、紙の状態で持ち寄り、修正点を書き込んだりするのに紙資料は必要でしょう。
また、入力済みデータなどの確認は紙に印刷して行うケースが多くあります。「紙媒体の方がディスプレーより理解できる」という研究報告もあります※。「書類をチェックする時に画面よりも紙の方が集中できる」というのは、多くの人が経験していることでしょう。
※トッパン・フォームズ社調べ2013年7月23日

しかし、テレワーク環境などオフィスの外で仕事をしている人にとって、商談や打ち合わせの場で必要な紙資料を、どのように準備するかは悩みの種です。PCやUSBメモリーなどで文書のデータを持ち歩いていたとしても、それをどこでプリントアウトするのかが問題となります。また、機密書類を保存したPCやUSBメモリーの持ち出しには、盗難や紛失による情報漏えいなどのセキュリティリスクもあります

コンビニのデジタルサービス活用で、テレワーカーの印刷にまつわる問題を解決

このようなテレワークをめぐるプリントアウト問題を一挙に解決できるのが、コンビニプリントの仕組みを利用したサービスである「CanDay(キャンデイ)」です。

CanDayは、コンビニエンスストアのマルチコピー機を活用した、セキュアなデジタルサービスプラットフォームです。国内コンビニエンスストアの94%にあたる約5万店舗で、プリントやスキャン、データ管理など、さまざまなデジタルサービスが利用できます。テレワーカーや外回り/出張中の社員が、簡単かつ安全に印刷を行える点がCanDayの大きなメリットです。

法人向けの「CanDay Print for Biz」は、ファイル共有クラウドストレージ「Box」上に保存したデータを、その場でコインチャージすることなくコンビニで便利にプリントできるサービスです。テレワークなどの「働き方改革」を推進している企業にとって最適なサービスだといえるでしょう。

CanDay Print for Bizの利用イメージ
  • 1.Boxからコンビニ印刷対象の文書を選択し、Box上からCanDayを起動。
  • 2.CanDayより発行された番号をコンビニエンスストアの複合機に入力して、印刷。
  • 3.後払い請求のため、領収書の保管や精算が不要。ログが残るので管理しやすい。

まとめ:プリントソリューションの活用で働き方改革を推進

テレワークを導入する際に、書類の印刷をどう実現するか。その問題は、全国のコンビニで機密書類をセキュアにプリントアウトできるCanDayを活用することで、一挙に解決できます。
テレワークをスムーズに実現し、「働き方改革」を一歩前進させるために、シーイーシーのプリントソリューションを活用してみてはいかがでしょうか。

関連情報サイト

CanDay
SmartSESAME SecurePrint!デジタルサービスプラットフォーム「CanDay」

CanDay Print for Biz
法人向け「CanDay Print for Biz」

(1カ月無料のお試し版もご利用いただけます)

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