働き方改革のカギを握る!?クラウドストレージ活用と紙文書の電子データ化のススメ

働き方改革

企業の人手不足が恒常化しているなかで、働き方改革を実現していくためには、業務効率化が欠かせません。そこで、今回は業務効率化の手段として効果を発揮するクラウドストレージの活用と紙文書のデータ化について、事例を交えながら成功のためのポイントを探っていきます。

加速するクラウドストレージ導入

クラウドストレージが働き方改革の実現に貢献する最大の理由は、いつ、どこにいてもオフィス内にある文書やデータ、メールの閲覧やシステムの利用が可能になることにあります。これにより、モバイルワークやテレワークといった多様な働き方が可能になり、残業時間の削減、人手不足の解消につながります。
実際、総務省が発表している「平成30年版情報通信白書」によると、クラウドサービスを利用している企業は、2013年の33.1%から、2017年には56.9%まで上昇しています。

出典:総務省「平成30年版 情報通信白書」図表5-2-1-19 クラウドサービスの利用状況

また、この流れを加速させている一つの要因として、政府が掲げる「クラウド・バイ・デフォルト原則」が挙げられます。クラウド・バイ・デフォルトとは、今後、政府が新しい情報システムを導入する際、原則としてクラウドサービスの利用を第一候補にするという方針を指します。これにより、自治体でクラウド化が進み、企業のクラウド化にも影響を与えています。
関連記事:導入事例にみる、自治体のクラウド・バイ・デフォルト

クラウドストレージ導入の成功を握るポイントとは

クラウドストレージの活用は、働き方改革の実現に大きく寄与します。しかし、単純にクラウドストレージを導入し、社内システムを利用できるようにするだけでは、働き方改革の推進には不十分です。クラウドストレージの導入に加え、紙文書の電子データ化を進める必要があります。

紙文書の電子データ化を進めるときにポイントとなるのは、ペーパーストックレスという考え方を軸にするという点です。ペーパーストックレスとは、紙文書をすべてなくすのではなく、電子データ化のみのものと、印刷して紙文書としても活用するものを使い分け、必要なくなったら廃棄するということを意味します。ペーパーストックレスの取り組みにより、保管すべき文書と、廃棄すべき文書が明確になり、結果として業務効率化にもつながります。

紙文書の電子データ化における、よくある失敗例

紙文書のデータ化は、多様な働き方の実現や残業時間の削減効果が見込めるほか、紙文書をストックするロッカーや書庫を設置する必要がなくなるため、オフィスのコンパクト化にも貢献します。しかし、電子データ化を進めようとしても必ずしもうまくいくとは限りません。代表的な失敗例として、「電子データにするための作業手順が煩雑なうえ、分類にも手間がかかってしまい、電子データ化が進まない」といったケースが挙げられます。

紙文書のスキャンを行う複合機のメーカーがバラバラの場合、異なるフォーマットでデータが保存されてしまい、後になって検索がしにくくなる場合があります。また、電子データ化を行ったとしても、いったん社内の共有サーバーに保存し、そこからクラウドストレージに移行しなければならず、分類や移行の手間もかかってしまいます。このような問題に対処するには、電子データ化を行うツールの選び方が重要です。

例えば、複合機のメーカーを問わず、同じ操作画面で使える電子化ツールを選べば、誰にでも使い勝手よく利用できます。統一されたフォーマットで、電子化したデータを簡単に保存できるかどうかも、ツール選定の際の重要なポイントです。また、紙文書をスキャンした際、クラウドストレージ上の指定フォルダーに直接アップロードできる機能があれば、分類や移行の手間がさらに削減できます。

業務効率化や働き方改革を実現するためにも、「紙文書の電子データ化」ツールは慎重に選びたいものです。ツールの選択を間違えてしまうと、かえって多大な手間が発生して、業務効率化を阻害するリスクもあります。そうならないためにも、最適なツール選択を行い、紙文書の電子データ化とペーパーストックレスを進めていくことが、働き方改革実現のポイントの一つといえるでしょう。

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