いざ、テレワーク。見えてきた課題。-リモートワークや在宅勤務のスムーズ導入にむけた解決策とは-

働き方改革

新型コロナウイルス感染症(COVID-19)の拡大に伴い、在宅勤務や時差出勤を推奨する企業が増えています。総務省も、感染防止策としてテレワークが有効であるとしています。

「新型コロナウイルスの感染の拡大を防止するためには、多くの人が集まる場所での感染の危険性を減らすことが重要です。通勤ラッシュや人混みを回避し、在宅での勤務も可能となるテレワークは、その有効な対策の一つです。」
出典:総務省「新型コロナウイルス感染症対策としてのテレワークの積極的な活用について

特に首都圏の通勤電車では、今までの超満員状態が緩和されていたりと、リモートワーク(テレワークや在宅勤務)の効果を肌で感じている方も多いでしょう。
テレワークや在宅勤務は、今回のような世界規模の感染症が発生した際の拡大防止対策や、自然災害によるBCP対策としても有効で、いざという時の企業活動存続に役立ちます。また、開催が迫っている東京オリンピック・パラリンピックのような、大規模国際イベントなどによる交通マヒを回避するためや、育児や介護と仕事の両立を叶えるためなど、テレワークが必要となるケースは多々存在します。
しかし、いざテレワークを実施しようとしても、ネットワーク環境やセキュリティの不安、コミュニケーション不足などへの懸念から、テレワークや在宅勤務の導入が思うように進まない企業は少なくありません。そこで、テレワーク・在宅勤務推進から見えてきた、課題とその解決策をお伝えします。


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テレワーク時の課題(1)社内ネットワークへのアクセス

最初の課題として、社内ネットワークへのアクセス環境の準備が挙げられます。一般のインターネット回線から社内へつなぐのではなく、セキュリティを考慮した接続が必須です。
シーイーシーの働き方改革ソリューション「WORK STYLE SUITE」にラインアップされているセキュアモバイル定額通信サービスは、環境に合わせて選択できる、USBタイプ、SIMタイプ、WiFiタイプと、環境に合わせて選択でき、手軽で安全なネットワーク環境の構築が可能です。

これにより、在宅勤務・モバイルワーク・サテライトオフィスなど、場所を選ばず社内ネットワークへアクセスできるので、今までは社内に居ないとできなかった業務が、社外からでも可能になります。

テレワーク時の課題(2)スマートフォンやノートPCの紛失リスク

テレワーク導入に二の足を踏んでしまう理由として、大きなネックとなるのはセキュリティリスクの高さではないでしょうか。オフィス内であればウイルス対策ソフトの導入、パソコンのセキュリティ設定の最適化など、企業管理による対策も可能です。しかし、外出先や自宅でのパソコンやモバイル端末利用については、企業側で管理しきれないケースも十分に考えられます。

特に問題となるのが外出先でのスマートフォン、ノートPCの紛失や盗難です。最悪の場合、機密情報の漏えいにより、自社だけではなく顧客にも社会的信頼の失墜など大きな損害をもたらすことになります。

そうしたリスクに備え、モバイル端末は、ログイン時の多要素・二要素認証を実現するのが有効です。多要素・二要素認証とは、PCを起動してIDとパスワードを入力し、さらに別の要素を組み合わせなければ認証できない方式のことです。シーイーシーのPCセキュリティソリューション「SmartSESAME PCログオン(スタンドアローン版)」では、下記の3種類の要素を用いた多要素認証が可能です。認証には社員証などですでに使用しているICカードをそのまま利用できるので、簡単に導入が可能です。

テレワーク時の課題(3)テレワークによるコミュニケーション不足

また、テレワークによるスタッフ間のコミュニケーション不足も、実施から見えてくる課題の一つといえるでしょう。オフィス内であれば、何かあった際、すぐにミーティングを行うことが可能ですが、リモートワークをしている社員にその都度、出社してもらうわけにはいきません。

また、ミーティングをするほどでもないちょっとした業務連絡も、毎回メールで行うのはそれなりの手間がかかります。そこで、この問題の解決策としておすすめなのがビジネス向けチャットツールである「LINE WORKS」と「クラウドテレビ会議 powered by Calling」です。

チャットがコミュニケーション活性化に役立つ理由として、メールのように「お疲れ様です」や送信相手の名前を入力する必要はなく、気軽に連絡を行える点が挙げられます。また、メールは一対一での情報共有が基本ですが、チャットはグループチャットも簡単に設定できるので部内全員とスムーズに情報共有できます。既読機能なども活用できるので、情報格差が生まれにくいのもメリットの一つです。
そうは言いつつも、TV会議は顔が見える一方で、その場の空気感が伝わらず、最初は戸惑う方も多いようです。そんな中、何度か試していくうちに、社内の拠点間でのミーティングで利用し出張が不要になったり、電話だけでは伝わらない内容も、短時間で画面共有をしながら認識をあわせるなど、ひとたび慣れてくると、効果を実感したという声も多いです。
チャットツールとTV会議システムを利用することで、テレワーク時のコミュニケーション不足を解消できます。チャットとTV会議を導入することで、以前よりもコミュニケーションが活性化するケースもあるといえるでしょう。

テレワーク時の課題(4)安全な印刷環境がなく、書類を印刷できない

最後の課題として、「どのように書類を印刷するか」という点が挙げられます。ペーパーレス化を進める企業は年々増加していますが、取引先へ提出する企画書や見積書、社員採用や更新時に使用する契約書など、どうしても印刷が必要な書類はいまだ多くあります。

例えば、自宅に印刷環境がない社員が在宅勤務を行う場合を考えてみましょう。テレワークのためにわざわざプリンターを購入するとしたら、社員、企業ともに多大なコストがかかります。また、インクや用紙などのランニングコストがかかるうえ、故障などのトラブルが発生すれば、業務も滞ってしまいます。

取引先への移動が中心で、業務効率化のためにテレワークを利用している営業社員にとっても印刷環境の整備は重要な問題です。商談時に必要な企画書や見積書の印刷のために、オフィスに戻るようでは、業務効率化を果たすことはできません。

こうした印刷に関する課題を解決するためには、コンビニでの印刷が可能なシーイーシーの「CanDay」が効果的です。契約書や見積書といったビジネス文書をコンビニで印刷するのは、セキュリティリスクが高いと思われるかもしれません。しかし、現在では、全国のコンビニと企業間を結ぶ「CanDay」のプリントサービスは、セキュリティが確保されており、印刷ログも記録できるため安全に運用できます。また、利用料金はすべて企業による後払いになるため、利用者が後から請求書を作成する手間もかかりません。

スムーズなテレワークの導入で働き方改革の実現を!

すべての業務でテレワーク・在宅勤務を実施できるわけではありませんが、効果を出す業務・働き方もあることは事実です。さまざまな課題はあるものの、ほとんどの問題点は現在のテクノロジーで解決可能です。試験的にテレワーク・在宅勤務を導入した企業からの、成功事例も多く報告されています。

自社の問題点を洗い出し、適切な対応策を施したうえでテレワーク・在宅勤務の導入を進めてみてはいかがでしょうか。

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