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実践!在宅勤務をやってみて分かった成功のヒント -技ありコミュニケーションでメンバーとつながる-

実践!在宅勤務をやってみて分かった成功のヒント 〜技ありコミュニケーションでメンバーとつながる〜
働き方改革

メンバーとつながる4つのコミュニケーション術

テレワーク・在宅勤務を本格的に導入してみると、多くの問題にぶつかります。私たちICT未来図編集部でも、在宅勤務を導入し約2カ月たちますが、日々、試行錯誤を繰り返しています。
前回の記事では、「在宅勤務での仕事の進め方」を中心に紹介しました。今回は、在宅勤務で希薄になりがちな、スタッフ間のコミュニケーションを活性化させるTIPSをご紹介します。

          • 相手の様子がわかるプレゼンス
          • 積極的な声掛け(チャット)を
          • 苦手なメンバーへのフォローも忘れずに
          • 意外と大事な雑談。失敗しない重要なポイント

相手の様子がわかるプレゼンス

Teamsプレゼンス

Teamsプレゼンス

普段から発言したり、質問したりすることが苦手な社員も少なからずいます。在宅勤務では、よりいっそう質問や相談がしづらくなるので、メンバーの今の状況が、話しかけられる状態なのか、あるいは、会議中、通話中、離席中なのかを把握できると非常に便利です。また、上司に声をかける際は、できる限り「空気を読みたい」ものです。そんなときに役立つのが、「Microsoft Teams(以下、Teams)」の「状態(プレゼンス)」機能です。
メンバーのアイコン脇に「退席中」「取り込み中」「応答不可」「一時退席中」が色で表示され、その時のメンバーの状況がひと目で把握できます。パソコンの操作がなくスリープになった場合にも自動的に切り替わります。これに確認することで、「休憩から戻ったようだからチャットで声をかけてみよう」など、タイミングのいいコミュニケーションが可能になります。

上司からやメンバー間での、積極的な声掛けを

実際に在宅勤務を始めてみると、「『成果を上げなくてはならない』と焦ってしまう」「集中して作業するので、出社するより疲れる」「ストレス発散の場所がない」と感じるスタッフが多いことが分かりました。一日中、パソコンに向かって黙々と作業するだけでは、疲れもストレスもたまってしまいます。
前回のコラムで紹介したように、「Wiki」を活用したタスク管理や、仕事の見える化で効率は上がるものの、雑談などの息抜きができない状態も生まれてしまうようです。
そんな時は、上司から声をかけて「お疲れさま、調子はどう?」とチャットで声をかけたり、メンバー間で軽く意見を求めてみたりといった工夫が必要になります。「Teams」のチャットは一対一でのやり取りはもちろんのこと、1度に複数のメンバーとチャットができます。都度、参加者を選択することができるので、必要なメンバーと手軽に会話を始めることができます。

ITが苦手なスタッフをフォロー

これまでご紹介したように、「Teams」では在宅勤務で使えるさまざまな機能が用意されています。ただ、ITに苦手意識があるシニア世代や、チャットツールを使い慣れていないメンバーにとっては、「とっつきにくい」と感じることもあるでしょう。その場合は、分かりやすい手順書を作って共有したり、事前にレクチャーを行ったりしてフォローする必要があります。最初は伴走するようにして、自然とツールを使いこなせるようにサポートすることが大切です。
業務ツールの一つとして、テレビ会議やチャットが当たり前になりつつある今は、これまであまり顔を合わせていなかった人と気軽に打ち合わせできるチャンスでもあります。この機会に、疎遠だった他拠点のスタッフやパートナーとのテレビ会議の場を積極的に設けて、コミュニケーションを深めるのもおすすめです。

時には、仕事以外の投稿で楽しく交流する

ICT未来図川柳

ICT未来図川柳

在宅でのテレビ会議でも、「背景画像で遊ぶ」「会議の冒頭はウォームアップの会話を楽しむ」といった工夫で、遊びを取り入れるのがICT未来図編集部のスタイルです。
もちろん、社外のお客様や取引先様とのテレビ会議は別ですが、社内のテレビ会議であれば、社員同士の交流で笑い合うことも会議のメリットの一つになりました。

ICT未来図編集部の在宅勤務の様子

ICT未来図メンバーの在宅勤務環境

また、「Teams」内に「テレワーク川柳」や「テレワークめし」「自宅のデスク拝見」などの気楽な投稿をするチャネルを作りました。投稿すると、他のスタッフから「いいね」やコメントが届き、気分がほぐれる場所になっています。

「今日はこんなお昼にした」「自慢の文房具を紹介させて」「テレワーク用に新しいディスプレイを買った」など、ちょっとした話題で盛り上がるだけでも気晴らしになると好評です。

まとめ -コミュニケーション不足は、思いやりと工夫で解決-

前述の通り、在宅勤務では社員同士や上下関係のコミュニケーションが減ってしまいがちです。「相手を思いやりながら声を掛ける」「ちょっとしたやりとりで楽しむ」といった工夫で、意識的にチームとのつながりを深めましょう。成功した取り組みは、プロジェクトや部署を越えて共有すると効果的です。今回ご紹介したTIPSを、ぜひ皆さんのテレワーク・在宅勤務にお役立てください。

ICT未来図編集部では、「Teams」をフル活用して、作業の効率化はもとよりコミュニケーションの活性化を図っています。「在宅勤務でのコミュニケーション不足に悩んでいる」という方に、ぜひおすすめです!

関連サービス

▼テレワークに必要不可欠な機能がオールインワン!MicrosoftTeams

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