実践!在宅勤務をやってみて分かった成功のヒント -Microsoft Teamsを活用した仕事の進め方-

実践!在宅勤務をやってみて分かった成功のヒント -Microsoft Teamsを活用した仕事の進め方-
働き方改革

「Microsoft Teams」を活用して、スムーズな在宅勤務を実現。仕事の仕方を変える良いチャンス。

ICT未来図メンバー

ICT未来図編集部

昨今の外出自粛の流れを受け、在宅勤務を導入した企業は多いことでしょう。ICT未来図編集部でも、2020年3月にPCやネットワーク環境などの準備を整え、4月からは、最大限の在宅勤務を開始しました。
実際に在宅勤務を始めてみると、さまざまな現実に直面します。今までは、その場で簡単に会話を交わすことで済んでいた連絡事項も、都度のメールや電話での伝達となり、業務のスピードダウンが大きな課題でした。そこで、なるべく今まで通りスムーズに進めるよう、すべてのコミュニケーションを「Microsoft Teams(以下、Teams)」に移行しました。
在宅勤務導入が難しい業務もあるかと思いますが、今回は、よくある「打ち合わせ」「進捗管理」「情報共有」を例に、在宅勤務に対するICT未来図編集部メンバーの生の声をご紹介します。「Teams」の標準的な機能を活用した、シンプルな取り組みです。今後は、在宅勤務も新たな働き方の一つの選択肢となるはずです。在宅勤務での仕事の進め方のヒントとしてみてはいかがでしょうか。

            • オン/オフを切り替えて、頑張りすぎに注意
            • 「Wiki」を使って、作業を「見える化」
            • テレビ電話でスムーズなコミュニケーション
            • オリジナルアプリで「Teams」をカスタマイズ
            • 意識的な雑談が意外と大事

オン/オフの切り替えが大切。頑張りすぎに注意!

仕事とプライベートの切り替えが大事

在宅勤務の開始早々、ICT未来図編集メンバーからは、「仕事とプライベートの切り替えが難しい」という声が多く上がりました。在宅勤務では、出社、退社という区切りがないため、仕事の開始と終了を意識的にはっきりさせる必要があります。そこで、家に居ながらも仕事とプライベートを切り替えるため、毎朝「Teams」のテレビ会議で5分ほどのミーティングを行うことにしました。ほんの少しの時間ですが、全員で会話を交わすだけで、1日のスタートという意識が強くなります。
メンバーはさらに、それぞれ「作業するデスクを整える」「テレビを消す」「洋服を着替える」などの工夫で、仕事のオン/オフをスイッチしているようです。

また、仕事を進める中でメンバーから聞かれたのが「つい残業してしまう」という声でした。その日の残作業の対応や、集中して仕事に向かってしまうため、終業時刻が過ぎてからもつい作業を続けてしまうという社員は意外と多いようです。蓋を開けてみると、「家で仕事をする=さぼる」ということはほぼなく、むしろ頑張りすぎてしまう傾向にあるようですね。昨今は、「会社に行く=仕事をする」ではなく、「成果を出す=仕事をする」という意識がよりはっきりしているので、仕事ができる環境が近くにある在宅勤務では、納得のいくまで仕事に没頭してしまう人が多いのかもしれません。在宅勤務でオーバーワークする日々が続いてしまうと、知らず知らずのうちに疲労やストレスが蓄積してしまいます。目標の時間が来たら、作業を終了する意識づけも非常に大事です。

「Wiki」を使って、作業の内容・進捗を「見える化」

Wikiを活用したタスク管理

在宅勤務の難しさの一つに、他のメンバーの作業状況が見えにくい点が挙げられます。上司の側では「きちんとメンバーが仕事をしているのだろうか」という心配、部下の立場では、「在宅での仕事が評価されるのだろうか」という不安があります。在宅での「仕事の成果」を測る指標設定の難しさですね。
ICT未来図編集部では、まずは、作業の内容・進捗をメンバー間で共有するために、「Wiki」を活用しました。個々のタスクをリスト化し、優先順位をつけてシンプルに列挙。作業が完了したら、タスクを消していくという方式です。成果はプロジェクトリーダーがチェックし、その都度メンバーにフィードバックしていきます。

今までは、暗黙的に各人にタスク管理を任せ、週1回のチームミーティングでその進捗状況を共有していましたが、今回の在宅勤務がきっかけで、リアルタイムでの共有が実現しました。日頃タスク管理が苦手なメンバーも少しずつ慣れ、自然と相互連携も行えるようになるなど、思わぬ副産物もありました。高機能なプロジェクト管理ツールも検討しましたが、あえてシンプルに羅列ができる「Wiki」を採用。「Wiki」のセクション機能やメモ帳レベルで、本来把握すべき「自分のタスクの整理」「無駄な仕事をしていないか」「優先順位の高い作業から行っているか」といったこともチェックできるようになり、仕事の成果が見える化され、同時に効率化にもつながりました。

サクッとテレビ会議で、スムーズなコミュニケーション

テレビ会議メンバー内の打ち合わせや、お客様との会議は、当たり前のように「対面」を前提にし、「誰が会議に参加するか」「どの会議室を予約するか」など、調整していました。複数の拠点を持つ企業では、移動時間を含めると、会議だけで半日が潰れてしまうこともあります。私たちICT未来図編集部も同様で、会議ごとにどこのオフィスに集まるのか、メンバーが集まれる日時はいつか、といった調整に時間を割いていました。

その点、在宅勤務では、移動時間や会議室の調整が不要なため、スケジュール済みの予定がない限り、都合の良い時間に必要なメンバーを集め、手軽にテレビ会議をすることが可能です。「Teams」の「カレンダー」は、「Outlook」の予定表と連動しているため、すぐにメンバーのスケジュールを確認できます。「カレンダー」で必要なメンバーの招集と会議のセッティングを行い、開催時間になったら、各々が「参加」ボタンを押すだけで会議が始められます。

また、テレビ会議の資料は「Teams」上の「ファイル」にまとめておけるため、紙を印刷する手間も省けます。「Teams」には資料を共同編集できる機能があり、会議の資料作成に便利です。テレビ会議のアジェンダをファイル共有しておき、同じ「ファイル」に会議の内容を書き留めて議事録として残せば、会議に参加できなかったメンバーとも内容を共有できます。さらに、前述の「Wiki」を議事録として活用することも可能です。

オリジナルアプリの追加で、「Teams」をカスタマイズ

健康観察アプリ

健康観察アプリ

顔を合わせていれば、相手の健康状態や疲労度などが伝わってくるものですが、オンラインだけのコミュニケーションでは、そうはいきません。

Teamsアプリの追加

Teamsにアプリを追加

コロナ禍では、検温も重要な日課とすべきということもあり、ICT未来図編集部では、「Teams」内に「健康観察アプリ」を追加しました。仕組みは非常に簡単で、「Microsoft Forms」にて簡単な健康チェックアンケートを作り、「Teams」のタブにそのアンケートを追加するだけです。これで「Teams」の画面から直接健康観察アプリを開き、各々回答が行えます。また、回答結果も「Teams」内で確認できます。自動的に円グラフなどで表示でき、集計も簡単です。この健康アプリはあくまで一例ですが、Teamsは、「OneNote」やWebサイト、アプリとして追加することもできます。ニーズに合ったアプリを追加して、オリジナルの「Teams」を作り上げていくといいでしょう。

意識的な雑談が意外と大事

ICT未来図Teamsのチャネル

ICT未来図Teamsのチャネル

在宅勤務・テレワークでは、メンバーの空気感を察しにくいこともあり、気軽に声を掛けにくく、無意識に構えてしまいがちです。意識的な雑談や、前述のようなアプリを使ったコミュニケーションの工夫は大事です。
ICT未来図編集部では、Teamsのチャネルに「フリートーク」と「未来図川柳」を追加しました。文字通り、自由に書き込んだり、日常を謳った川柳を投稿するチャネルです。当初はなかなか投稿がありませんでしたが、私(編集長)から積極的かつラフに投稿することで、メンバーも自然と投稿してくれるようになりました。業務以外でも、メンバーとつながっていると、いざ、久々に会ったときに「久しぶり会った感じがしない」感覚になりました。前述のように、つい頑張りすぎてしまうメンバーや、孤独を感じるメンバーに向けて、雑談の場としてもTeamsは活用できます。詳細は「技ありコミュニケーションでメンバーとつながる編」でご紹介します!

まとめ

ICT未来図編集部では、「在宅勤務期間が終わった後も、『Teams』を活用して積極的に情報共有をし、無駄な調整や移動時間を削減しよう」という気運が高まっています。必要に迫られてスタートした在宅勤務ですが、約2か月間、実際に自分たちが体験していることで、使い方はもとより効率化の知見も得られました。
次回は、この「Teams」を使ったコミュニケーション術に関してご紹介します。

テレワークのツールをお探しの場合は、「Teams」の導入をご検討してみてはいかがでしょうか。

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